Especial para o Jornal da Mulher
O ano terminou e você tem a impressão de que não fez tudo o que poderia - ou gostaria - devido à correria e falta de tempo? Se a sua vontade é mudar isso em 2011, saiba que se organizar e dar conta do necessário com tempo para o lazer não é difícil.
De fato, pessoas conseguem realizar mais coisas no espaço de uma hora do que outras. Mas isso não quer dizer que o tempo esteja escasso. "Parece que passa mais rápido, mas é que nos acostumamos com o tempo marcado de um mês, um ano. Há 30 ou 50 anos atrás tudo parecia menos corrido, mas hoje tivemos um aumento considerável de atribuições tanto em casa como no trabalho", explica o consultor e administrador Hermínio Bianchi Júnior.
Hoje precisamos executar tarefas muito mais rápido no mesmo espaço de tempo, além dos outros compromissos que "adotamos" como sair do trabalho e estudar ou mesmo dar conta de mais de um emprego.
Quanto vale?
"O tempo é o que temos de mais precioso, além de ser um bem democrático: todos têm. A diferença é o valor que cada um dá ao seu", enfatiza Bianchi. E a pressão para cumprir cada vez mais tarefas no mesmo tempo de sempre é o que leva ao estresse e à consequente queda da qualidade de vida, contrariando tudo o que mais buscamos, que é sentir-nos realizados. "A realização pessoal é o tipo de sucesso que cada um tem para si, e não para mostrar aos outros. É o contentamento com o que faz", lembra o consultor.
E como este tempo é usado é o que diferencia quem tenta dos que "chegaram lá", como as pessoas influentes - presidentes e administradores.
A fórmula
"Grandes líderes têm metas claras, definidas. É preciso usar o tempo objetiva e efetivamente", ensina Bianchi. Para isso, ele diz que a fórmula é tão simples, mas tão simples, que chega a ficar constrangido de mostrá-la em suas palestras. "A pessoa deve listar entre quatro e cinco tarefas do dia, não mais do que isso, que são urgentes. E listar também, em outra relação, o que é importante para aquele dia". Parece familiar?
Cada um deve se ater às urgências do dia, embora tudo possa ser importante. As tarefas importantes não cumpridas hoje serão as urgentes de amanhã. "No fim do dia, ao eliminar cada item concluído, você verá o quanto produziu", garante.
Marcar as tarefas em um papel como forma de organização pode parecer tão óbvio que chega a ser uma prática ignorada, principalmente pelos que preferem confiar na memória, que pode (e deve) ser poupada para outros afazeres, já que é muito afetada pelo estresse.
Ladrões de tempo
Não basta listar, mas se concentrar no que faz, em uma cada coisa de cada vez, e fugir dos "ladrões de tempo". "São aquelas conversas com o porteiro, com a secretária, nos cafés, ou os telefonemas desnecessariamente demorados. Não que essas pessoas devam ser ignoradas, mas aquele papo à toa deve ficar para depois de concluídas as tarefas urgentes".
Simples: há pessoas que reveem os gastos desnecessários, mas não fazem o mesmo com o tempo. Que é, também, dinheiro - ganhamos ou perdemos de acordo com o que produzimos.
Há ainda a situação de dependermos de terceiros para as nossas tarefas, o que foge mesmo do nosso controle. Mas, fora isso, não há desculpa. "Organização é uma questão de atitude", ressalta o consultor.
Pro-cras-ti-na-ção
O dia terminou e você não fez nada do planejado. Então, o que foi feito? Com o que estamos ocupados? Esta é a questão, conforme Bianchi. Procrastinação, ou adiamento do que tem de ser feito, pode ser uma das causas. "A reflexão do valor tempo está no que 'vemos' que foi feito ou não. Tudo o que protelamos, uma hora será urgente".
Adiar tarefas necessárias só aumenta o volume de afazeres, que levará à correria e ao estresse. "É fácil analisar o comportamento alheio e pensar que só nós temos muito o que fazer. Mas a pessoa que parece que não faz nada, pode estar fazendo o que não fazemos, que é planejar e executar as prioridades".
Se parece demais dedicar de cinco a dez minutos para planejar o dia, Bianchi diz que é certo o ganho lá na frente, após concluídas as urgências, lembrando que o lazer é fundamental.
Adaptação ao novo
Toda mudança gera desconforto e os hábitos não são eliminados, mas adaptados. É como uma obra em uma rodovia ou dentro da própria casa: causa transtornos, mas traz mais benefícios do que antes. Saber priorizar tarefas não é deixar de fazê-las, mas fazê-las de uma maneira nova.
"O valor da moeda do tempo é muito subjetiva, não há como mensurar. Mas devemos lembrar que o significado de administrar é aplicar, alocar e utilizar os recursos que temos à nossa disposição, como o tempo".
Dicas para fazer o seu tempo render
* Identifique o que normalmente costuma desperdiçar o seu tempo. Conheça suas fraquezas e defina os seus objetivos;
* Seja objetivo, vá aos pontos essenciais sem ser prolixo ou se perder em detalhes;
* Reconheça a sua limitação e trabalhe com prioridades. Se sobrar tempo, faz-se o resto;
* Saiba delegar. Delegue tudo o que é possível para fazer apenas o que compete a si;
* Saiba dizer não. Não assuma mais tarefas do que pode executar;
* Administre a sua ansiedade. O excesso leva a assumir mais do que pode e a tomar decisões precipitadas, afetando os resultados;
* Em vez de pensar no que não conseguiu terminar, se concentre no que precisa ser feito.
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